Repotnya ngurus pameran

Dah lama juga nich gak ngisi blog. Aku mo curhat nich tentang repotnya ngurus pameran. Pameran yang aku urusin yaitu pameran IPTEKS di ITB dari tanggal 2-7 Maret 2009.

Ini pertama kalinya aku ngurus pameran. Biasanya pameran kan urusannya orang marketing, tapi entah kenapa kemarin tugas itu dikasih ke divisi penerbitan buat ngisi pamerannya. Dah gtu aku pula yang diminta ngurusinnya. Waktunya cuma dikasih 2 minggu sebelum hari H-nya. Bener2 pusing dech karena urusannya ternyata gak semudah yang aku duga.

Aku mesti bikin surat pengajuan ini dan itulah buat minta barang2 untuk display pameran dan juga keperluan menghias stand. Selain itu, aku juga mesti urusan ama HRD untuk mengurus kendaraan dan jadwal orang2 yang pergi bertugas di pameran. Aku juga kudu bikin pengajuan dananya ke keuangan.

Panitianya sepertinya juga gak terlalu siap dech, walaupun dah pake EO (event organizer), ternyata banyak hal yang gak nyambung antara panitia di ITB dan EO. Misalnya, technical meeting baru dilakukan 4 hari sebelum hari H dan ternyata waktu TM banyak yang gak nyambung karena orang EO gak ada padahal selama ini urusannya dengan mereka. Hal ini aku alami karena ternyata stand yang diminta perusahaanku gak sesuai dengan kenyataannya, sedangkan waktu itu kita hubungannya dengan EO.
Dana pameran juga turunnya 3 hari sebelum hari H makanya aku pontang-panting beli barang2 keperluan menghias stand.

Hal yang bikin aku bener2 pusing yaitu bigboss alias owner minta ada display company profile perusahaan pake TV. Jadinya aku kudu nyiapin TV dan VCD playernya. Kalo VCD playernya sich gak repot packingnya tapi TV-nya ini yang repot karena owner menyuruh membawa TV LCD miliknya dan ukurannya 42 inch, tapi gak ada kardusnya. Untung ada Jaka yang baik, akhirnya dia dech yang bantuin aku packing TV. Dia juga wanti2 pokoknya slese pameran TV kudu sama keadaannya seperti waktu dia ambil di ruangan owner, gak boleh ada lecetnya sedikitpun. Jaka juga lho yang bantuin aku beli barang2 keperluan pameran. Selain Jaka, ada juga Kiki yang ngurusin buku2 dan majalah buat display. Alhamdulillah dech banyak yang ngebantuin ngurus pameran.

Jumat sore, aku dapet pemberitahuan dari HRD kalo ternyata kendaraan yang disediakan cuma mobil boks buat angkut2 barang keperluan pameran, sedangkan orang-orang yang bertugas naik travel aja ke Bandungnya. Padahal, awalnya aku berharap ada mobil kijang atau apalah yang agak bagus untuk mengantar orang-orang yang bertugas sekalian buat bawa TV. Abis denger hal itu aku pusing dan bingung lagi, gmana dengan TV-nya donk bisa2 sampe Bandung gak bisa nyala tuch atau lecet2. Akhirnya aku mikir pake kasur aja buat pelindungnya supaya gak kebentur2 selama perjalanan. Tapi, waktu aku mo minjem ke divisi2 lainnya gak ada yang ngasih pinjem kasur tuch. Tambah pusinglah aku. Jadinya aku pulang kantor dengan banyak masalah di kepalaku karena aku bener2 bingung gmana cara membawa TV itu dengan selamat dan sukses ke tempat tujuan dengan menggunakan mobil boks.

Setelah semaleman mikirin gmana cara aman bawa TV LCD dengan packing ala kadarnya pake mobil boks, besoknya aku beli aja kasur lipat. Masa bodoh dech mo diganti atau gak uangnya, yang penting harganya masih lebih murah daripada harga TVnya owner hehehe...

Hari Minggu kan seharusnya hari libur alias hari tidur sedunia buatku, ternyata hari Minggu ini aku kudu ke kantor untuk loading barang2 yang mo dibawa ke pameran. Ini atas perintah bosku sich. Tadinya sich mo ikut bis jemputannya produksi tapi mana tahan klo jam 6.30 pagi kudu nyampe Pondok Gede. Bisa2 abis sholat subuh dah kudu berangkat. Akhirnya aku memutuskan berangkat sendiri ke Cibitung sambil bawa2 kasur lipet yg lumayan besar dan berat itu hiks..hiks...

Ternyata, sampe di Cibitung penderitaanku belom berakhir lho karena gak ada orang yang mo bantuin angkat2 kardusnya. Untung ada Pak Rojak kumis (supir mobil boks) dan Pak Drajat (satpam kantor) yang baik hati mau ngebantuin aku angkat2 kardus ke mobil boks. Pokoknya menata kardusnya kudu rapih dech biar TVnya bisa terlindung dengan baik. Karena yang dibawa kan bukan cuma kardus doank, tapi juga ada meja buat TV dan di Bandung juga kudu ambil rak buat display buku.

Semua barang akhirnya masuk mobil boks. Aku ikut mobil boks juga sampe pintu tol karena klo gak bisa2 malem baru pulang soalnya kudu nunggu bis jemputan produksi. Lega juga nich, paling gak setengah jalan dah terlaksana.
Sorenya aku sms temenku yang dah nyampe Bandung buat nanya gmana keadaan barang2 buat pameran, terutama TVnya. Alhamdulillah, TVnya dalam keadaan baik2 aja.

Ini lho stand pamerannya

Selama 7 hari pameran, respon pengunjung cukup baik. Umumnya sich tanya2 tentang buku pelajaran tapi karena kita gak membawa contohnya, akhirnya kita minta untuk menghubungi kantor cabang saja dech. Penjualan CD pelengkap buku pelajaran ternyata laris juga lho, mungkin karena banyak guru2 dari daerah yang sedang tugas belajar di ITB.

Tibalah hari Sabtu, saatnya packing lagi karena ini hari terakhir pameran. Hari Jumat aku dah pesen2 ama Mbak Angel (HRD) supaya mobil yang mengambil barang supirnya tetep Pak Rojak kumis. Soalnya aku kan gak ikut balik ke Jakarta hari itu karena ceritanya mo nambah libur di Bandung gtu (mumpung long week end, kapan lagi bisa refreshing hehehehe...). Aku kan bisa pesen2 ama Pak Rojak supaya barang2 abis pameran sesampainya di Cibitung ditaruh di ruangan divisiku aja supaya gak ditaruh di gudang atau produksi. Selese masukin semua barang ke mobil boks, aku dan Nova langsung cao dech ke rumah omku buat melanjutkan refreshing di Bandung.
Abis long week end, hari Selasanya masuk kantor lagi, rasanya sedikit lebih seger nich pikirannya. Akan tetapi, aku mesti bersibuk2 lagi dengan bikin laporan pameran karena kudu pertanggungjawaban dana pameran dan perjalanan dinas nich, serta barang2 pinjaman yang dipake untuk display. Selama beberapa hari urusannya cuma itu mlulu tapi sambil disambi2 kerjaan yang sempat terbengkalai juga sich.

Akhirnya, semua urusan slese juga, alhamdulillah dech karena ini pengalaman pertamaku ngurusin pameran. Capek tapi menambah pengalaman gtu hehehe...